电子文档历程与对传统档案工作的影响,这是一篇与电子文档论文范文相关的免费优秀学术论文范文资料,为你的论文写作提供参考。
电子文档论文参考文献：
[摘 要]电子文档由于具有可通过电脑等现代设施快速处理,不受时间地点影响等优点,在近些年得以广泛使用.本文主要对电子文档的发展历程及对传统档案工作的影响进行分析.
[关键词]电子文档；发展历程；传统档案；影响
在几年前,当有人提到“无纸时代”时,大多数人会持怀疑态度；而在今天,当再有人提到“无纸时代”时,大多数人会深信不疑.这是一种巨大的变化,也是历史的必然.曾经有国际档案界著名人士说过：描述当前档案事业的热点,关键词的第一个是电子文件.当代社会档案工作革命性的的变革,就是电子文档的出现与管理问题,就是“无纸时代”的即将到来.它是摆在我们面前最重要的课题,也是最严峻的考验和挑战.电子文件的出现是一种记录方式的变革.历史上,记录方式的变革一般要经历几百年上千年,但电子文件的出现是加速度的,它将在几年内完全改变档案工作的全貌.
一、电子文档发展历程
电子文件的出现,最早可追溯到20世纪50年代的美国和日本.当时的社会政治、经济和文化的发展对办公信息的加快处理速度、提高工作效率和降低办公费用的要求,就使得办公自动化应运而生.办公自动化以系统论、信息论、控制论和计算机科学为基础理论和基本工具,运用以计算机为代表的现代科学技术和先进的办公设备,自动处理、存储、管理和传递办公信息.这一系列工作都是以电子文档为主要对象的.因此,电子文档的产生是与办公自动化等密切相关的.办公自动化产生了电子文档；而电子文档又是办公自动化实现的基础.电子文档的出现既是社会政治、经济和文化发展的客观要求,也是人类文明发展的必然结果.
总之,电子文档与电子文档管理工作,正在全世界的范围内迅速产生和发展起来.
二、电子化对档案工作的影响
我们的档案事业长期建立在纸质档案管理的基础上.而当我们的事业转变为以电子文件和电子档案管理为主要内涵时,档案事业的许多方面都将发生直接和间接的变化.近期内,档案业务工作的变化和档案学理论的变化将会十分明显.档案工作在长期实践基础上,以纸质文件材料为工作对象,总结出一系列业务工作流程及管理方法和原则.而电子文件的产生对传统纸质文件的管理方法产生了革命性的影响,在操作方法上对传统档案工作进行了全面的变革,在理论体系上也要发生相应的巨大变化.下面,我们按照传统业务工作流程来简述电子文件对档案工作的影响：
(一)立卷归档
立卷归档环节,是传统文书工作和档案工作的结合点.文书处理部门立卷,档案管理部门接收,一年归档一次,这已经成为传统档案工作的固定程式.电子文件出现后,打破了这个固定的程式.在办公自动化管理系统中,电子文件一经形成,马上存储到办公信息数据库中,并由文书处理人员、业务人员和档案工作人员所共享.这就使得文件与档案之间不存在明显的接线,不再需要一年一次的立卷归档,而需要制定在电子文件环境下新的归档制度和立卷原则.在机关工作中,电子文件的出现使文档一体化管理成为顺理成章的事情.我们甚至可以说：机关档案工作将被统一的电子文档管理部门所取代,文档一体化在工作程序上、机构设置上同时实现.
(二)分类管理
从档案工作的分类整理环节看,这一环节一直是我们传统档案工作的重点,耗费档案工作人员大量时间和精力.纸质文件材料只能逐份整理清楚,分类明确,归入适当的类目,组成合适的案卷,对档案信息进行有序化的处理,才能为以后的开发利用提供方便.纸质文档的有序化是单一角度的、有形的,它无法实现多角度的有序化.然而,在办公自动化系统中的电子文件由于可以得到系统迅速、有效、多角度、无形的整序,不再需要对它进行纸质文件那样的组卷,实行多角度的随机分类.可以由办公自动化系统,根据用户的不同需要,对电子文件进行自由组合分类.
多角度、智能化分类与检索,在传统档案工作中只是停留在理想中.而在电子文件的分类与检索中,它成为轻而易举的事情,把我们过去的幻想变成今天的现实.
(三)档案鉴定
从档案工作的鉴定环节看,电子文件的鉴定方法也不同于传统档案.电子文件的鉴定过程演变为对某一系统信息数据库的清理过程,操作简化为删除指令的输入.同时,由于电子文件制作方便,将会产生比以往更多的文件,增加了文件的鉴定工作量.历史上,竹木简文件比金石文件多,纸张文件比竹木简文件多.这一方面是随着社会文明的发展,社会管理所需要的文件数量增加；另一方面,新型载体的出现,文件制作与使用的方便,也对文件的增加起到了一定的作用.因此,电子文档的鉴定有方便迅速、数量更为巨大的特点.
(四)档案保管
从档案工作的保管环节看,电子文件出现后,多媒体技术的开发应用,丰富馆藏被赋予了新的特殊的含义,也带来了档案保管方法的变革.现在传统档案的保管方式,给我们带来的是库房、档案架、铁皮柜橱和排列整齐、装订漂亮档案卷宗.而在办公自动化系统,根本无需这些东西,电子文件载体所容纳的信息量是传统档案根本无法比拟的.
(五)档案利用
同样,对电子文件的利用,也较传统档案的利用方式发生了巨大的变化.在利用纸质档案的过程中,档案工作人员可以对用户进行直接、有效的控制,利用的主动权掌握在档案工作人员手中.在办公信息管理系统中,存贮的电子文件由机关干部们共享；在网上的数字档案馆中,档案信息更是实现了全球性的信息共享.档案工作通过对系统的管理和控制,来执行档案利用的服务工作.这就使得档案工作人员不再在档案利用过程中处于支配地位,而是我们设计的程序系统在人的指令下运行；电子文件也随时面临着被修改、盗窃甚至销毁的危险.
三、结论
电子文件这一新型信息载体的出现,对档案业务工作具有历史性的影响,它使档案工作摆脱了手工劳动的特点,而进入现代化的智能管理阶段.
参考文献：
[1]齐小林.浅谈电子文件对档案管理工作的影响及对策[J].中国科技信息,2013（03）.
[2]雷秀华.浅议电子文档对档案工作的影响——以档案原始性为切入点[J].韶关学院学报,2008（01）.
结论：关于本文可作为相关专业电子文档论文写作研究的大学硕士与本科毕业论文电子文档论文开题报告范文和职称论文参考文献资料。
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