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内部控制论文参考文献：
企业的内部控制应当贯穿决策、执行和监督的全过程,覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项,实行全过程、全员性控制,不存在内部控制空白点.本文通过某单位基层岗位上引发的司机舞弊案,揭示出内部控制关键点及控制措施,对企业完善和实现企业内部控制目标具有一定现实意义.
一、案例内容
某股份制制药公司,总部设在某市区商务楼办公,主要集中公司管理层、销售部、行政部、财务部、内审部和人力资源部等职能部门；在市郊某开发区设有工厂,工厂的日常经营核算采用分级管理,即工厂发生日常费用,先由厂部审核无误,再报公司审批同意后予以执行.由于市区总部和市郊工厂之间有距离之隔,需要设置班车,并配备专职班车司机,该司机在此岗位工作已达8年时间,各方面表现均获得了同事们的认可.
2013年1月公司新到一位财务经理,在仔细梳理公司各项财务制度后,提出对该公司基层岗位的加油卡使用情况做一核实,于是派员去石油公司对近几年公司班车加油情况进行核对,发现这些年来公司班车加油记录中有多笔是加汽油情况,累计金额已达3万元之多,因公司历年配置班车一贯使用柴油,无须使用汽油,此点令人生疑,于是进一步追查,一个“油老鼠”事件在公司里浮出水面.最终查明,该司机从6年前便开始实施利用加油卡上结余资金为他人提供加油,然后以折价变卖方式从中套取 挪为己用,始终没被发觉.
事后该公司虽对此事件做出严肃处理,但却引发出一个思考：“在企业基层岗位应如何完善企业内部控制?”
二、案例解析
(一)内部控制制度覆盖不全
企业“内部控制应当贯穿于决策、执行和监督的全过程,覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项,实现全过程、全员性控制,不存在内部控制的空白点”.由于该制药公司领导日常工作主要重视销售和生产领域,内部控制的制度基本上都是围绕上述领域设计和运行,而没有考虑到基层岗位,存在着覆盖不全面,控制不涉及的盲点,导致这一环节出现漏洞时,失去应有的控制.
(二)内部控制制衡性没到位
企业的内部控制有个重要原则是制衡性原则,即“要求企业完成某项工作必须经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节,同时还要求履行内部控制和监督职责的机构或人员具有良好的独立性”.在实践中该公司在加油卡管理上前段操作还是有内部控制意识,据称平时加油卡的充值事项都有申请、审核、批准等环节,再由其他岗位人员完成充值,交给司机日常使用.但该制药公司却忽视了后续加油卡在使用环节还有一个制衡性要求的特点,从形式上看, 转换成加油卡充值款后在未使用前,应属于货币资金范畴,仍须有一个合理的控制机制.如果从操作层面看可能难以达到直接进行监督控制,则应从事后监督角度去加以弥补和完善,如建立日常核对机制,及时和经常性和各方沟通,能够起到有效防范作用,从而达到制衡性目的.
(三)内部控制重形式轻实效
该制药公司从企业内部控制结构上看似乎是很完善,其实却存在着重形式轻实效的问题.每年都有套严密而又完整的内、外部审计报告,结论都是正面的肯定意见,但从细节上看却能见其不足,公司管理层只顾抓大,如销售、仓储、财务、行政,采购,生产等各部门和环节都有严密而又完整的内部控制制度,却唯独不见其在基层岗位上有什么具体可操作的内容,而有时问题恰恰出现于此.这也反映出该公司在运行内部控制的有效性方面是缺乏应有的管控机制,其实企业内部控制的有效性需要从企业各个环节上加以完善和落实,不仅是公司各个被赋予职责的重要部门或岗位,同时包括这类基层岗位在企业内部控制方面的有效运行.
(四)内部控制缺乏监督机制
企业内部控制规范体系的基本要求：“内部监督是企业对内部控制建立和实施情况进行监督检查,评价内部控制的有效性,对于发现的内部控制缺陷,及时加以改进,是实施内部控制的重要保证”.如果说制衡是内部控制中一项有效运行机制,那么监督则是实施内部控制的重要保证.
该制药公司在最初设计和运行内部控制的问题上,就存在着缺乏基层岗位运用内部控制的实施细则,这本身就是一种内部控制设计缺陷,但是如果有完善严格的监督机制进行日常监督和专项监督,则是可以发现问题、分析问题乃至解决问题的.而负责这类工作的部门,往往是企业的内审部门,但是该制药公司的内审部门始终没有发现,没有觉察,说明该部门也缺乏应有的洞察力,可能是习惯于常规的内部审计,只顾抓重点,而忽视深入分析企业各环节的风险点.
在企业内部控制设计和实施中应在兼顾全面性的基础上认真梳理每个环节的各类风险点,从细节上防微杜绝各种有可能发生舞弊的现象,有效防范和控制好企业各类风险,建立起各岗位的风险控制措施,尤其不应忽视基层岗位上关键控制点及控制措施,以合理保证企业内部控制的目标顺利实现.
三、案例启示
(一)控制的目标
企业中凡是涉及钱、财、物等内容的,都应考虑将其纳入全程监控的范围.就本案例讲,可根据加油卡使用的特点,建议将其细化到纳入财务资金管理范畴中加以考量和完善,加油卡中的资金视同货币资金的一种形式,要合理保证货币资金在使用中不被挪用、侵占、抽逃或遭受欺诈,就要将其纳入内部控制的目标之一加以管理,从事前、事中和事后三个环节加以完善,企业内部控制管理上应抛弃那种“因物小而不为”的思维,重视从细微处入手,确保达到控制目标的顺利实现.
(二)关键控制点及控制措施
1.企业的管理部门应做好加油卡充值前各项预算工作,预算的范围包括资金需求,油价的波动,车辆的行驶距离和正常油耗等内容,建立起有关量化数据的统计和核实工作,强化各项数据的核对功能,加油卡使用后应有保留存根票据备查的要求,强化各类数据记录内容的核实工作.更应通过此事件举一反三,对于尚未发现问题领域而又有相似性的岗位进行一遍梳理,如企业的办公用品、低值易耗品、劳动保护用品等从采购、保管、领用等各环节进行细查摸排,建立起一套有针对性的企业内部控制体系,做到“防范于未然”.
2.企业的财务部门可以从加强财务核算角度出发加强会计监督,从严管控此类资金活动动向,可以为此增设“货币资金核算的子科目”,定期将会计科目中的货币资金、加油卡中的资金,加油后的票据存根、班车行驶记录和内、外部提供的清单进行比对,发现问题和疑点及时报告,并会同相关职能部门查明原因.对于企业其他因价值低而容易被忽视的财物如办公用品、低值易耗品和劳动保护用品等,应从采购、储存、发放等环节强化会计监督作用,不仅要抓好财务账面金额核算,更要建立起账物核对制度,做到账账相符,账实相符.并将常规盘点和专项盘点结合形成一种管理机制,以实现企业的财务管理从静态化向动态化转变的工作思维.
3.企业的内部审计部门可以根据企业各岗位的实际情况,开展某一方面或某些内容有针对性的监督检查,结合观察分析,如对“油卡、办公用品、劳防防护用品、低值易耗品等内容”的进、存、出情况进行专项内审,从内部控制制度的设计和运行的有效性角度进行排查和评价,发现问题,解决问题,并视内部控制的缺陷程度,做出审计意见和建议.
4.企业要加强员工的内部控制教育和培训工作,结合考评机制,制定奖惩措施,对个人占有、使用、管理和配置企业经济资源的效果进行评价,培育员工积极向上的价值观和责任感,倡导诚实守信、爱岗敬业的精神,强化法制观念,不断提升员工素质.同时需要结合一些典型案例,让全体员工引以为戒,做到警钟长鸣,从而形成公司上下人人都有内部控制这一理念,进而达到一种可以有效防范和减少舞弊现象发生的环境氛围.
通过上述内部控制目标和关键控制点及控制措施的实施和运行,以及在实践过程中根据反馈不断调整完善,达到在企业基层岗位上也能覆盖内部控制的运用和实际拓展,企业各职能部门及全体员工都可以成为企业内部控制的执行者和实践者,并在建立和实施内部控制过程中承担起应有的职责,发挥出积极的作用和有效的担当.
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