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主题:系统化论文写作 时间:2024-02-08

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许多人不喜欢将他们的工作系统化.因为大多数人会抱怨称,系统化会扼杀他们的想象力、摧毁他们的创造力、夺走他们的自由.在《创新无限:伟大的公司如何追求持续而彻底的变革》一书的作者贾森·詹宁斯看来,提出的所有这些缺少说服力的借口,其实是出于下面这两个原因:他们太顽固不愿学习做事情的新方法,或者他们非常害怕系统化会带来的责任.但事实上系统化意味着确*事情的最佳方式(包括每一个步骤),它确定了每个人以同样的方式做他或她的工作,接着,在这个系统的基础上继续改进完善.

以共管度假公寓国际公司(RCI)为案例,创始人德哈恩夫妇通过美国邮政服务做业务,在那个没有计算机电脑的年代,他们将记载客户记录的索引卡片放在鞋盒里,尽管简陋,但建立数据系统的思维已然成型,并在后续经营中竭力创建一个公平、准确、持续一贯并且能够进行预测的系统,而这个严格履行要求、运营良好的系统正是其获得成功的关键.

系统能促进规模化

每位企业家都在思考如何让自己的想法成为标准,并推行至规模化,或者如何快速成长达到足够的规模以形成真正的竞争优势.但众多的事实以及成功案例都表明,只有进行系统化之后,才能实现规模化.

如果克里斯特尔·德哈恩没有放在鞋盒里的索引卡记载每个客户信息,对共管度假公寓进行系统化管理的话,共管度假公寓国际公司可能就不会数十年来以每年可见的速度成长.

任何一家企业要想实现规模化,首先必须为所有的职能创建一个可靠的系统,包括制造、销售、促销、人才、创新,甚至首席执行官的领导工作.

系统有助于解决问题并更快地利用新机遇

人们会担心系统化会让企业陷入困境之中,但是可重复的和可靠的系统实际上会使企业变得更加敏捷.共管度假公寓国际公司仅在公司创建一年后就能够快速地利用分时共享销售的繁荣发展之势,是因为克里斯特·德哈恩没有等着去研发系统,而是快速地将她的系统索引卡片转移到王安计算机上,接着又转换到了IBM个人计算机上,以便为她所有的客户创建一个更加可靠的交换程序.

不要创造苛刻的系统

面对激烈的竞争和无休止的产量需求、时间压力,以及混乱的市场状况,许多管理人员感到他们必须采取极端行动.“我们将要进行精简并实施苛刻的管理.”他们宣称.无疑,精益的系统绝对是企业所必需的,但是如果过分苛刻就会让这种精益系统不断添加进一些没有价值的东西.苛刻的系统运行会让领导人在企业陷入灾难之前难以发现问题,并让他们做出许多错误的判断,以及浪费资金.

重要且有价值的责任系统特别易于变得苛刻.在《创新无限:伟大的公司如何追求持续而彻底的变革》中作者就列举了电子数据系统公司理查德·布朗的案例,来告诫读者苛刻的系统可能带来的严重后果.

布朗于1999年接管公司.他接手时,公司利润已经连着几个季度没有增长了,并一直在下滑.他研究了问题的根源,发现问题在于对内部控制做得不够.他决定进行内部变革和创新.布朗先设定从上到下的目标,他认为这是一种规范(其他人认为这是不可能的),并创建了一个系统来确保他保持对业绩的关注.

责任系统是一个由150名管理人员参加的月度在线电话会议制度.在这个会议上,首席执行官会质问没有达成目标的任何管理人员.“他会在大家面前问你,”一位离职的经理告诉《华尔街日报》,“但是他不是真想听你解释.首席执行官期望的是,表现不佳的经理要当场说明接下来要做什么,让业绩回到计划上来.布朗明确表示业绩较差的人要么完成计划要么离开公司.被镇住的管理人员继续工作了一段时间,公司签订了近8900万美元的新合同,有11个季度达到运营利润和每股赢利双位数增长.然而,正如早期领导界的一位巨人对他学生的忠告:“最高级的思考不仅仅是解决现在的问题等你只有从决策产生的影响中才能发现它的真正价值.”

在布朗的管理下,15个月后开始产生规模化的影响,电子数据系统公司几位新的大客户破产了,留下巨大的负债;同时,其他许多客户重新谈判,降低了合同金额;*流降了下来;公司因会计违规操作而被罚款,并遭到警告;股票价格下跌等布朗被要求辞职.

显然,苛刻的系统要*当替罪羊,并使士气受挫.这样的管理是批评管理者而不是就事论事,它是原始社会和封建社会的产物,不是数据驱动的.

如何做

系统化每一件事:行动计划

·当你和团队一起工作时,包括领导层、管理人员和员工在内,列出企业中每项能够进行系统化的工作,从接打电话到交付产品或服务.正确的列表中要包括部门或公司里的所有任务.

·和团队一起对列表中任务进行系统化的优先顺序排列.

·用来自小组、执行任务等渠道获取的数据信息,决定每项职能或任务的最佳实践方法、并开始进行系统化.系统化的最终目标是形成团队共识的最有效率、最有成效的工作方式.

·形成一种机制,旨在使用合作伙伴提供的信息,不断地改进、提高系统化的职能工作.

·不要低估欣赏的力量,感谢人们做出的贡献.

·对首席执行官每天上班第一个小时的工作内容进行系统化安排.按照审查每日工作量、可能遇到的问题、障碍的日程安排,首席执行官在办公室的第一个小时应该是有计划地到每个核心成果中心走动交流.

·有意识地尝试欣赏企业不好的一面.这点与人类的自然天性相抵触,必须有意为之.

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