企业文档一体化工作,该文是关于一体化论文范文，为你的论文写作提供相关论文资料参考。
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摘 要：信息时代的飞速到来和发展,是文档一体化成为未来档案管理方式的必然趋势.尝试从业务指导角度分析,开展文档一体化管理工作,运用计算机将文件档案的管理过程串联起来,从而既能够保证信息资源的原始性,又可全面发挥其巨大的共享性,建立一个完整、统一的输入系统,同时可以拥有多个准确的输出系统,最终实现最为便捷的检索,最为方便的利用.
关键词：文档一体化；业务指导；档案管理
随着信息时代的来临,许多企业为了做好文书和档案这两大工作的衔接,实现信息资源的利用和开发,逐渐开始重视文档一体化管理方式.文档一体化管理的关键在于如何将文书和档案工作相互協调、统筹兼顾,实现部门之间的有机结合,加速文件生命周期的运动,形成从文件到档案一个完整统一的系统,从而减少反复劳动,节约人力和财力.
1 企业文档一体化工作中存在的问题
文档一体化工作的实施在许多企业只是做到刚刚起步,有些企业对于他的了解的确是知之甚少,企业文档一体化工作的开展相对较晚,着力于此方面建设的人力、财力也相当有限,领导对这一方面的关注度只是在渐渐了解之中,许多从事文书、档案工作的人正在文档一体化管理这条道路上慢慢地摸索.所以遇到诸多问题,四处碰壁,便成为了企业开展文档一体化管理工作时面临的现实情况,和真正现在处于的状态.通过分析总结,企业文档一体化工作中仍然存在法律法规、管理方式和技术、工作人员等几个方面的问题.
首先,文档一体化相关法律法规出台少,处理问题无依据,法律制度实施力度不强,针对部门约束力度不够.当今,只有技术上的统一,避免法律、法规上的冲突,才能实现真正的文档一体化.于是必定会给 、国务院和国家档案局这些部门在制定文书和档案法规、条例时带去不大不小的困难.至今没有一部专门关于文档一体化管理工作的法律法规出台问世,始终是文档一体化管理方面一个很大的遗憾.一部全面、系统、完整的法律必定是先决条件,“有法可依”才是档案法律建设的不变宗旨.
当“有法可依”成为前提之后,我们就将注意力同时关注到“执法必严”这一问题上来,即使拥有再完善的法律法规制度,若是执法力度不够果断强硬的话,那么那些法律必将形同虚设.现如今,在企业里就涉及文档一体化管理法律制度的实施力度,广泛程度都属于尚浅,许多文书人员不但认为这些档案法律和其关系不大,还认为对他们的工作也没有产生多大的约束力,即使他们对于文档一体化工作的履行十分草率或者不重视,也没有专门的法规条例对他们的行为作出相应的监督或处罚,时常会有“反正不是强制要求”,“能躲就躲,能拖就拖”的想法.
其次,管理方式方面.一是,文档一体化管理方式多以传统模式,文档分离严重,工作反复劳动.在过去,文书人员接触最多的是纸质文档,对于这些文件也有着原先传统的管理方法和流程,然而随着信息时代的到来,网络的普及,办公自动化系统的使用,纸质文件已经渐渐被电子文件所代替.然而许多人员对于管理方式的观念仍旧停留在纸质时期,将一个个环节独立开来.于是文书立卷人员先做了形成、收集、整理、归档工作,之后档案人员又重复了收集、整理等工作.这样下来,工作程序在无形中被增加,重复劳动的现象就十分严重了.二是,企业档案管理系统和办公自动化系统连接度不足,契合度不高.文书、档案工作一体化和办公自动化有效结合,是提高工作效率的一种重要途径.
2 企业文档一体化问题的解决对策
1、将法律法规宣传作为档案部门开展业务指导工作的首要内容
面对文档一体化管理的法律法规问题,档案工作人员应当从切实出发,做好最基本的宣传和传达工作,向文书人员讲解这些条例的意义和法律效力,使他们深入了解这些规章制度对于他们工作存在的约束力,这样他们便可试着了解文档一体化管理法律的制约力,才可以试着衡量他们各自文书工作的方式和方向.另外,档案室可以由企业领导出面,档案人员在企业内部编写关于文档一体化工作开展的实施处理办法,运用企业领导权力来监督各部门配合完成文档一体化管理工作的有效实施和运作.
2、建立完善的电子文档管理体系和网络系统,实现网上立卷
电子文档管理系统的建设必定会给一个企业文档一体化工作带去很大的动力,由于办公自动化的有效普及,电子文件的数量日益加剧,这是我们实行网上立卷,从而完成文书档案有机连接的最好时机,电子文档系统的建立不但可以使文书到档案的转变更连贯更方便,而且也使各部门也综合档案室之间的业务联系更加紧密.文书、档案便可成为一个循序渐进的过程,而不是彼此分割、互不相关的个体.
3.合理安排人员职位,实现工作井然有序
可以对各部门从事文书档案工作的人员实行*和专职相结合的安排,针对生成档案相对较多的部门机构建立独立的档案部门或者安排专职的档案管理人员,做到各司其职.针对*人员最为有效的方法就是定期对他们进行档案的专业知识辅导、培训.通过每月一次的授课、交流会议教会他们如何判断文件归档的类别,保管期限的判定等等.鼓励*人员对于档案专业知识的再学习,报读此类课程或是本科专业课,从而完善他们的知识结构.
4.业务指导提前介入,做到前端控制
“提前介入,事前指导”是档案工作者可以在业务指导方面遵循的一种方式方法,对于文件而言,如果我们在其形成的时候就预先进入干预,对各部门进行业务指导工作,那么必定有利于文档一体化的管理工作,前端控制机制可以有效的在源头发现和预防可能存在的问题,及时对困难进行解决,提高日后从文书到档案过渡时,基本信息的完整度,归档文件的质量可以得到一定的保障.
针对有些企业一些重大活动、科研项目开展时将会产生的文件,我们档案工作人员就可以在这些活动进行之前,就对负责这一项目的文书人员进行业务指导工作,告诉他们哪些文件要按照活动、项目过程收集整理,其中应当记录保存好文件的题目、责任者、成文日期等等,每一个必须注意的细节.就基建档案为例,一个基建项目的档案应当包括项目投标书,计划书,可行性研究报告,竣工图、工程日记等等,缺一不可,并且必须按照工程实施进度进行收集整理,确保整个活动项目文件资料的齐全完整.
5、指导工作以柔克刚,沟通交流积极主动
档案工作人员在业务指导过程中,应该积极主动地和各部门做好沟通工作,多多交流和沟通.由于企业各部门的文书人员常常身兼数职,无法按时配合完成档案收集、移交等工作,这时我们便不可态度过分强硬,而是应当学会以柔克刚,以此来得到文书人员的理解和支持.并且在他们利用档案的时候,热情地给予帮助,也会让他们体会到只要做好最初的文档一体化工作,便会给提供利用带去无限的便利这一事实,那么这将同样会是推动文档一体化管理的一个很好方法,一条业务指导工作的新途径.
在交流指导过程中,我们可以运用网络和各部门积极联系,在企业网页上,独立出和档案管理员的交流论坛,遇到文书档案工作上的问题可以及时的询问和请教,交流和探讨,都是可以成为业务指导工作开展的新方向,档案管理人员还能够选择及时在企业主页发布文档一体化方面新技术、新法令,实现部门中人员对新知识的更新和掌握,拉近了档案室和部门间的距离,这样文档一体化管理将会更深入,业务指导工作也可以做的更加得心应手.
参考文献
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